إدارة وأرشفة الوثائق والملفات
الأرشفة الإلكترونية
أحدثت نظم المعلومات والوثائق الإلكترونية في وقتنا المعاصر على الأساليب التقليدية في معالجة المعلومات والوثائق والملفات وحفظها وتداولها، بناء على المفاهيم الجديدة والتقنيات المتقدمة في عملية الأرشفة وحفظ المستندات والوثائق والملفات، بما سيلزم المؤسسات والوزارات والشركات والمكاتب الحكومية والأهلية على اختلافها، التحول إلى استخدام الحاسب والبرمجيات المتخصصة في حفظ المستندات والوثائق والمراسلات، وكذلك تأهيلهم بمهارات متقدمة في استخدام الحاسب والتقنيات الإلكترونية لاستحداث نظم الفهرسة والأرشفة وكذلك مهارات حمايتها وكذلك إتلافها.
وتعتبر حلول "الأرشفة وإدارة السجلات إلكترونياً "من اهم التقنيات التي تساعد المؤسسات في مواجهة هذه المتطلبات والتقليل من تخزين الورق ومخاطر تلف الأوراق، والحد من التكلفة. وتستخدم نظم إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية في متابعة وتخزين الوثائق الإلكترونية أو صور عن الوثائق الورقية والاحتفاظ بإصدارات متعددة منها. ويعتبر نظام إدارة الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلقة بإدارة الأصول الرقمية والوثائق المصورة ونظم سير العمل ونظام إدارة السجلات.
التعامل مع الكمية والنوعية
صعوبة البحث عن الأوراق واسترجاعها وكذلك مضيعة للوقت
تخزين الأوراق يشغل مساحة كبيرة من المؤسسة وهو عامل مكلف نظرا لضيق المساحة والحاجة لحسن استغلال المساحات المتاحة
ضعف الحماية والأمن حيث ممكن فقد الأوراق أو تلفها أو التعرض لحريق أو الإطلاع عليها
لا يوجد نسخ احتياطية فنسخ الورقة يتم بعمل ورقه أخرى
عدم الإمكانية للوصول للمعلومة فورا سواء داخل المؤسسات أو خارجها
ما نقوم بتقديمه
مشكلة الوثائق داخل المؤسسات
أهمية إستخدام نظام الإدارة الالكترونية للوثائق
يتم وبشكل ديناميكي تخزين بيانات الاعدادات اللازمة لربط الانظمة بنظام الوثائق وتشمل هذه البيانات على معلومات حول الانظمة وحقول الفهرسة المطلوبة لكل نظام
الفعالية في توزيع الوثائق الهامة والموافقة عليها
إدارة مشاكل السجلات المعقدة
توفير الوقت المستهلك في البحث واستعادة المعلومات
سهولة الربط مع اي نظام قائم وكل ما يلزم هو استدعاء نظام الارشفة من داخل البرامج المعنية بالارشفة
المسح الضوئي للوثائق وتخزينها وادارتها.
تصريح دخول محدد للمستخدمين لاستعراض الوثائق حسب الصلاحية
الدعم الفني لأجهزة الحاسبات والشبكات والطابعات والبرمجيات وتقنية المعلومات
يشتمل دور الشركة علي توفير الدعم الذي يتألَّف من المساعدة والصيانة لأنظمة الحاسوب ومعداته
كما يرتكز دورنا أيضًا على النظر في المعدات والبرمجيات بداية من التركيب و التثبيت و اعاجة الهيكلة حتي تحديثها. هذا فضلًا عن إصلاح أي خلل قد يحدث مثل الأعطال الروتينية واليومية التي قد تتعرَّض لها المعدات والبرمجيات
